Conditions particulières d'exercices pour certaines societés

Certaines sociétés doivent avoir des autorisations spécifiques préalablement à l’exercice de leurs activités comme résumé dans le dépliant suivant: Conditions de créations et d’exercices des sociétés réglementées. (Cliquez sur le lien pour voir le dépliant)

  1. Sociétés minières

Pour pouvoir être opérationnelles, les sociétés qui font de l’exploitation minière doivent avoir :

  • Une autorisation de prospection
  • Un permis de recherche
  • Un permis d’exploitation

Les sociétés voulant faire de l’exploitation artisanale des substances minérales doivent avoir un permis d’exploitation artisanale.

Les comptoirs d’achat et d’exportation des substances minérales d’exploitation artisanale doivent avoir un agrément donné par le Ministre de l’énergie et des mines.

Pour faire de l’exploitation de carrière, toute société doit avoir un permis d’exploitation de carrière artisanale ou industrielle délivré par le Ministre de l’énergie et des mines.

La demande d’autorisation de prospection, de permis de recherche, de permis d’exploitation des mines et des carrières, d’agrément de comptoir d’achat et de vente des substances minérales d’exploitation artisanale est adressée au Ministre de l’Energie et des Mines avec copie au Directeur Général de la Direction Générale des Mines.

Les documents suivants sont annexés à la lettre de demande :

  • Les statuts certifiés conformes à l’original de la société
  • Le nom, l’adresse et l’identité du (des) mandataire(s)
  • Le Procès-Verbal de la réunion de l’Assemblée Générale des actionnaires certifié conforme à l’original désignant les mandataires
  • Le Registre de Commerce
  • Le Numéro d’Identification Fiscale (NIF)
  • L’attestation de non redevabilité fiscale
  • L’étude d’impact environnemental
  • Les substances concernées par le permis ou l’autorisation
  • Les coordonnées géographiques du périmètre pour lequel le permis ou l’autorisation est demandée
  • Le programme des travaux proposés
  • Les justifications des capacités techniques et financières
  • L’attestation de conformité environnementale avant le démarrage des activités.

Les entreprises voulant faire de l’exploitation artisanale ou industrielle des substances minérales ou des carrières doivent en outre présenter l’accord écrit de l’autorité publique compétente lorsque le terrain appartient à l’Etat ou l’accord écrit et authentique entre le propriétaire du sol et le demandeur.

Les entreprises demanderesses doivent payer des droits fixes et des redevances annuelles qui diffèrent selon le permis ou l’autorisation demandé et la superficie concernée.      

Les activités de recherche minière, d’exploitation des minerais et des carrières et de transport des produits miniers et de carrières est subordonnée au paiement d’une contribution annuelle pour la réhabilitation des sites de recherche et d’exploitation des mines et des carrières dont le montant diffère selon le type d’activités exercées.    

  1. Activités financières
    1. Banques et établissements financiers

Il est exigé un capital minimum de dix milliards de francs burundais (10 000 000 000) pour les banques et un capital minimum de six milliards de francs burundais (6 000 000 000) pour les établissements financiers.    

Avant d’exercer leurs activités, les banques et établissements financiers doivent avoir l’agrément de la Banque Centrale (Banque de la République du Burundi).

Les banques ou établissements financiers dont les capitaux sont privés doivent avoir la forme juridique de société anonyme.

Le dossier de demande d’agrément doit comprendre :

  • Une lettre de demande d’agrément adressée au gouverneur de la Banque de la République du Burundi
  • La résolution de l’assemblée générale constitutive de la nouvelle société et la décision de l’organe compétent pour les actionnaires personnes morales les autorisant à prendre part dans le capital de la banque ou l’établissement financier
  • Le Numéro d’Identification Fiscale et le numéro du Registre de Commerce de la Société requérante
  • L’original des statuts de l’entreprise
  • La preuve de libération du capital minimum réglementaire par les actionnaires
  • La liste des actionnaires et leurs parts dans le capital
  • La liste des dirigeants et des administrateurs
  • Les éléments permettant d’apprécier les conditions d’honorabilité et de compétence des dirigeants et des administrateurs
  • L’identité des actionnaires détenant au moins 5% du capital social
  • Les états financiers certifiés des trois derniers exercices comptables des actionnaires personnes morales détenant au moins 5% du capital social
  • Un programme d’activité indiquant la contribution à la satisfaction d’un besoin économique local ou général, décrivant le genre et le volume des opérations envisagées et comprenant des prévisions appuyées par des bilans et comptes d’exploitation prévisionnels sur une période d’exploitation de cinq ans.
  • Un organigramme détaillé indiquant l’organisation et les lignes de responsabilité au sein de la future banque ou du futur établissement financier
  • La description des moyens techniques et financiers qu’elle prévoit de mettre en œuvre à l’appui de son programme d’activité.
  • Le règlement général des opérations
  • Le règlement d’ordre intérieur
  • L’adresse du siège social
  • L’enseigne commercial le cas échéant.

L’entreprise requérante doit en outre fournir les renseignements suivants sur tout actionnaire détenant au moins 5 % du capital social :

  • La répartition de l’actionnariat et l’identité des principaux actionnaires s’il s’agit d’une personne morale
  • La nature de ses activités et ses avoirs et engagements s’il s’agit d’une personne morale.

L’ouverture au Burundi de bureaux de représentation de banques ou établissements financiers étrangers doit être autorisée par la Banque Centrale. L’entreprise doit avoir obtenu un avis favorable de l’autorité de supervision bancaire du pays où la maison mère a son siège.    

  1. Les établissements de micro finance

Un établissement de micro finance peut avoir la forme d’une Société Anonyme, d’une Coopérative d’épargne et de crédit ou de mutuelle d’épargne et de crédit ou d’un Micro crédit. Le capital minimum exigé diffère selon la forme adoptée.

L’établissement de micro finance qui opte pour la forme d’une Société Anonyme doit avoir un capital minimum de deux cent millions de francs burundais (200 000 000).

Pour celui qui opte pour la forme de Coopérative d’épargne et de crédit ou de mutuelle d’épargne et de crédit, il n’y a pas de capital fixe exigé mais il doit avoir au minimum 300 membres ayant souscrit et libéré des parts sociales variables.

Les établissements ayant opté pour la forme de Micro crédit doivent avoir un fonds de dotation. Les établissements de micro crédit ne font qu’octroyer des crédits. Ils ne font pas de collecte de fonds publics.

Les établissements de micro finance ne peuvent pas commencer l’exercice de leurs activités avant d’avoir l’agrément de la Banque Centrale.

Pour obtenir l’agrément, les promoteurs ou représentants présentent un dossier comprenant :

  • Une lettre de demande d’agrément adressée au Gouverneur de la Banque de la République du Burundi précisant la catégorie sollicitée, la mission, la raison sociale et l’adresse du siège social de l’établissement
  • La preuve de l’existence juridique de l’établissement en tant que personne morale
  • Les statuts et le règlement d’ordre intérieur de l’établissement
  • Les noms, adresses, professions des personnes chargées de l’administration, de la direction, des principaux organes de gestion de l’établissement ainsi que leurs curriculum vitae et originaux de l’extrait de leur casier judiciaire
  • Le Procès-Verbal de l’Assemblée générale constitutive s’il y en a eu
  • La liste des membres fondateurs ou des actionnaires
  • La preuve des versements effectués au titre de souscription aux parts sociales, au capital ou aux fonds de crédit
  • La description des produits financiers offerts incluant les taux d’intérêts débiteurs et créditeurs
  • Le plan d’activités et d’implantation des guichets et agences
  • L’évaluation des moyens humains, techniques et financiers au regard des objectifs et des besoins
  • Les états prévisionnels, pour la première année, des opérations, de l’actif et du passif, ainsi que du résultat
  1. Les bureaux de change

Les bureaux de change doivent avoir un capital minimum de cinquante millions de francs burundais (50 000 000).

Les bureaux de change doivent être agréés par la Banque centrale avant de commencer leurs activités.

Ils doivent remplir les conditions suivantes :

  • Avoir une personnalité juridique ayant pour unique objet l’exploitation d’un bureau de change
  • Etre immatriculé au registre de commerce comme bureau de change
  • Disposer de locaux et équipements appropriés à l’exercice des activités d’un bureau de change
  • Disposer d’un personnel qualifié et de bonne notoriété suivant les critères arrêtés par la Banque centrale et précisés dans les normes d’application de la réglementation de change

La demande d’agrément est adressée au Gouverneur de la BRB.

L’agrément d’un bureau de change est donné sous forme de permis d’exploitation d’une validité de cinq ans renouvelables.

  1. Sociétés d’assurance

Les sociétés d’assurance sont constituées sous forme de Société Anonyme ou de Société Mixte.

Les sociétés d’assurance qui exploitent les branches Dommages doivent avoir un capital minimum de un milliard de francs burundais (1 000 000 000) non compris les apports en nature.

Les sociétés d’assurance exploitant les branches Vie et Capitalisation doivent avoir un capital minimum de cinq cent millions de francs burundais (500 000 000)

Aucune société d’assurance ne peut exploiter les deux branches en même temps.

Les entreprises d’assurance, de réassurance ou leurs démembrements ne peuvent commencer leurs activités qu’après avoir obtenu l’agrément de l’organe de supervision et de régulation des assurances.

L’agrément est accordé branche par branche et toute entreprise ne peut exercer que l’opération pour laquelle elle a obtenu l’agrément.

Le dossier de demande d’agrément doit être présenté en cinq exemplaires et doit comporter :

  • La liste des branches que l’entreprise se propose de pratiquer
  • La liste des pays étrangers où l’entreprise de propose d’exercer
  • Un des doubles de l’acte authentique constitutif de la société ou une expédition
  • Le Procès-Verbal de l’Assemblée Générale constitutive
  • Deux exemplaires des statuts et une attestation de dépôt bancaire
  • La liste des administrateurs et directeurs ainsi que toute personne appelée à exercer en fait des fonctions équivalentes avec les noms, prénoms, domicile, nationalité, date et lieu de naissance de chacun d’eux
  • Les extraits de casier judiciaire de toutes ces personnes datant de moins de trois mois
  • Un programme d’activités contenant les pièces suivantes :
  • Un document précisant la nature des risques que l’entreprise se propose de garantir
  • Pour chacune des branches faisant objet de demande d’agrément, deux exemplaires de polices et imprimés destinés à être distribués au public ou à être affichés et deux exemplaires de tarif
  • Les principes directeurs que l’entreprise se propose de suivre en matière de réassurance
  • Le plan d’informatisation de l’entreprise, les prévisions des frais d’installation des services administratifs et du réseau de production ainsi que les moyens financiers destinés à y faire face
  • Pour les trois premier exercices sociaux, les prévisions relatives aux frais de gestion, prévisions relatives aux primes et sinistres, la situation probable de trésorerie, les bilans, compte d’exploitation, compte général des pertes et profits prévisionnels, l’état C1 prévisionnel, les prévisions relatives aux moyens financiers destinés à la couverture des engagements ainsi que les prévisions relatives à la marge de solvabilité que l’entreprise doit posséder.
  • La liste des principaux actionnaires s’il s’agit d’une société anonyme ainsi que la part de capital social détenue par chacun d’eux
  • Le nom et l’adresse du principal établissement bancaire où sont domiciliés les comptes de l’entreprise
  1. Exportateurs/Importateurs

Les personnes voulant faire de l’exportation ou de l’importation doivent avoir un code d’exportateur ou d’importateur. Il est demandé au Département de Commerce Extérieur du Ministère du Commerce.

Le dossier de demande du code doit contenir :

  • Une copie du Registre de Commerce
  • Un Numéro d’Identification Fiscale (NIF)
  • Une copie certifiée conforme à l’original des statuts pour les personnes morales
  • Une copie de la pièce d’identité pour les personnes physiques.
  1. Etablissements sanitaires

Les établissements sanitaires doivent avoir l’agrément du Ministère de la Santé Publique et de la lutte contre le SIDA avant de commencer leurs activités.

La procédure de demande d’autorisation d’ouverture est la même quel que soit le type d’établissement à créer :

Le promoteur doit adresser une lettre de demande d’autorisation d’ouverture au Ministre de la Santé Publique et de la lutte contre le SIDA avec un sous couvert du Gouverneur ou du Maire de la Ville et un sous couvert du Médecin Directeur de la Province Sanitaire concernée.

Après la réception de la demande d’autorisation d’ouverture, le Ministre transmet le dossier à l’Inspection Générale de la Santé Publique qui demande au Médecin Directeur de la Province Sanitaire de faire une inspection provisoire.

Si l’inspection est concluant, il est donné au promoteur un accord de principe.

Le promoteur peut alors faire une demande d’inspection définitive par lettre adressée à l’Inspecteur Général de la santé publique.

Après l’inspection définitive et l’accord de l’Inspecteur Général de la santé publique, l’établissement sanitaire peut débuter ses activités.

Les documents à produire diffèrent selon le type d’établissement sanitaire :

  1. Centres de santé et cliniques

Les documents suivants doivent accompagner la lettre de demande d’autorisation d’ouverture:

  • Un Curriculum Vitae du promoteur
  • Une copie de sa carte nationale d’identité
  • Un plan de développement sanitaire et le budget y afférent
  • Le dossier du titulaire du centre de santé (Médecin ou infirmier de niveau A2 avec expérience de 2 ans pour un centre de santé ou Médecin inscrit au tableau de l’ordre des Médecins pour une clinique)

Les documents suivants doivent être annexés à la demande d’inspection définitive:

  • Titre de propriété ou contrat de location de la maison prévue pour abriter le Centre de Santé ou la Clinique
  • Dossier du personnel technique (Diplôme certifié et conforme à l’original, CV actualisé et Contrat de travail) :
  • S’il s’agit d’un centre de santé :
  • 2 infirmiers de niveau A2
  • 1 laborantin de niveau A2
  • 1 infirmier de niveau A1 ou un Médecin
  • 3 infirmiers de niveau A3
  • 1 gestionnaire
  • 1 aide-soignante
  • 1 travailleur
  • 1 veilleur
  • S’il s’agit d’une clinique :
  • 1 médecin par spécialité
  • 3 infirmiers de niveau A2
  • 1 technicien de laboratoire
  • 1 gestionnaire
  • 1 secrétaire
  • 2 travailleurs
  • 1 veilleur
  1. Centre Optique

La lettre de demande d’autorisation d’ouverture doit être accompagnée par les documents suivants:

  • Un Curriculum Vitae du promoteur
  • Une copie de sa carte nationale d’identité
  • Un dossier d’un opticien (CV actualisé et diplôme certifié conforme à l’original)

La lettre de demande d’inspection définitive doit être accompagnée par les documents suivants :

  • Titre de propriété ou contrat de location de la maison où sera implanté le centre optique
  • Dossiers du personnel technique (Diplôme certifié conforme à l’original, CV actualisé et contrat de travail) pour :
  • 1 opticien
  • 1 infirmier A2
  • Dossiers du personnel d’appui (Diplôme certifié conforme à l’original, CV actualisé et contrat de travail) pour :
  • un travailleur
  • un veilleur
  1. Pharmacies

La lettre de demande d’autorisation d’ouverture est accompagnée de :

  • Curriculum Vitae du promoteur
  • Copie de la carte nationale d’identité
  • Dossier d’un graduat en pharmacie pour une pharmacie rurale et d’un pharmacien titulaire pour une pharmacie en milieu urbain

La lettre de demande d’inspection définitive est accompagnée de :

  • Titre de propriété ou contrat de location de la maison où sera implantée la pharmacie
  • Dossiers du personnel technique (Diplôme certifié et conforme à l’original, CV actualisé et contrat de travail) pour :
  • Un pharmacien ou un graduat en pharmacie pour une pharmacie rurale et un pharmacien pour une pharmacie en milieu urbain
  • Un infirmier de niveau A2
  • Dossiers du personnel d’appui (Diplôme certifié et conforme à l’original, CV actualisé et contrat de travail) pour :
  • Un travailleur
  • Un veilleur
  1. Activités comptables

Tous les documents fournis par l’entreprise doivent avoir un visa d’un comptable agréé par l’ordre professionnel des comptables du Burundi.

**Conditions d’accès aux différents tableaux de l’Ordre des Professionnels Comptables :

1. Attestation d’identité complète

2. Attestation de bonne conduite, vie et moeurs,

3. Extrait du casier judiciaire,

4. Curriculum vitae,

5. Diplôme et/ ou certificat (s) obtenu(s), (certifié conforme à l’original), A1, etc.

6. Frais d’étude du dossier : 200 000 BIF,

7. Lettre de demande d’inscription,

8. Attestation de service pour les salariés.

9. Carte de résidence pour les étrangers

10. Etre inscrit dans l’Ordre du pays d’origine (pour les étrangers)

11. NIF pour les indépendants

  1. Profession d’Avocats

Toute personne qui demande son admission au Barreau doit déposer au secrétariat de l’Ordre une demande d’inscription, à laquelle sont jointes les pièces établissant les conditions visées par l’article 7 de la loi n°1/014 du 29 novembre 2002 portant Réforme du Statut de la Profession d’Avocat :

- Un certificat de nationalité délivré par le Ministre de la Justice ;

- Une copie conforme du diplôme requis ;

- Un extrait du casier judiciaire attestant que l’impétrant n’a pas été condamné pénalement pour des faits contraires à l’honneur, à la probité ou aux bonnes mœurs ;

- Une attestation établissant que l’impétrant n’a pas été révoqué de la magistrature, de la fonction publique ou des forces armées ;

- Une attestation établissant que l’impétrant n’a pas été frappé de faillite personnelle ou d’incapacité professionnelle ;

- Une attestation établissant que l’impétrant n’a pas appartenu à un Barreau étranger et dans le cas positif qu’il n’y a pas été radié ;

- Un visa du Conseil de l’Ordre d’être sans reproche à l’issue d’une enquête sur la moralité.

  1. Agence en douane

Les documents requis sont :

- Une lettre de demande adressée au Commissaire des Douanes et Accise de l’Office Burundais des Recettes ;

- Une copie du statut ;

- Une copie du NIF ;

- Une copie du Registre de Commerce ;

- Disposer d’un personnel qualifié, minimum 2 personnes avec une expérience en matière de Douanes ;

- Une copie du contrat de location ;

- Une copie du NIF du Directeur Gérant ;

- Etre membre d’une association des agences en douane au Burundi;

- Avoir une lettre d’affiliation de l’Association Burundaise des agences en Douane et Transitoires ;

- Une caution bancaire de 100 millions.

  1. Débits de boissons

L’exploitation d’un débit de boisson est soumise à l’obtention préalable de l’un des modèles de licence d’exploitation d’un débit de boisson délivré par le Ministre ayant le commerce dans ses attributions ou son délégué, sur avis motivé de l’autorité sanitaire compétente.

Ces modèles sont délivrés sur demande de l’exploitant ou son représentant moyennant versement d’un montant de 1 0 000 Francs burundais pour le modèle H et de 75 0000 Francs burundais pour le modèle B au compte du trésor public. Ils ont une durée d’une année et sont renouvelables dans un délai de 20 jours à compter de la date de leur expiration.

Les bars et les débits de boisson y compris ceux des navires mouillés dans les ports du Burundi, ne peuvent pas ouvrir avant 16H dans les milieux ruraux, avant 18h en milieu urbain les jours de la semaine et avant 13H les samedis et les dimanches et les jours fériés. L’heure de fermeture est fixée à 22H.

Autorisation supplémentaire auprès de la Mairie de Bujumbura

- Une lettre de demande d’autorisation d’ouverture adressée au Maire de la ville avec sous couvert de la Municipalité de Bujumbura ;

- Une Attestation de non-recevabilité de la mairie ;

- Une Attestation de conformité de la SETEMU (Services Techniques Municipaux) ;

- Une copie du Contrat d’enlèvement des immondices ;

- Une copie du Bordereau de versement de la taxe municipale ;

- Une copie du Contrat de bail ;

- Une copie de la carte d’identité ou passeport et visa d’établissement pour les étrangers(PAFE) ;

- Une copie du NIF ;

- Une copie du Registre de Commerce ;

- Une licence d’exploitation délivrée par le ministère du commerce.

Ce secteur est régi par la décision n°001 du 15/01/2013 Portant Tarification des objets et services actuellement non Taxés.

  1. Activités éducatives
    1. Crèche et Ecoles maternelles

Les formalités et documents nécessaires pour ouvrir une crèche et/ou une école maternelle :

- Une lettre de demande adressée au maire de la ville (la lettre doit mentionner l'adresse de la commune dans laquelle on veut implanter cette activité) ;

- Une copie conforme à l'original des statuts ;

- Une copie du contrat de location ;

- Une attestation de non redevabilité délivrée par la mairie (20 000 BIF) ;

- Une attestation de conformité (SETEMU) (3 000 BIF) ;

- Une copie du contrat d'enlèvement des immondices.

  1. Ecoles primaires et secondaires

Toute personne physique ou morale désireuse d’ouvrir une école d’enseignement privé doit avoir l’autorisation et remplir autant que possible les conditions suivantes :

- Répondre aux critères d’honorabilité et d’autres valeurs humaines nécessaires pour l’éducation et la formation ;

- Présenter l’ordonnance d’octroi de personnalité civile et celle d’agrément des représentants légaux de l’association ou de la fondation ;

- Justifier des moyens humains, matériels et financiers capables d’assurer l’enseignement préconisé ;

- Disposer des infrastructures salubres et décentes ainsi que des équipements nécessaires à cette formation ;

- Justifier d’un matériel didactique adéquat ;

- Présenter clairement les objectifs et les programmes de formation ;

- Présenter des statuts conformes aux objectifs d’enseignement et d’éducation préconisés en précisant notamment les organes administratifs de l’école ;

- Fournir la preuve des moyens suffisants pour le démarrage de l’école. La requête d’autorisation d’ouverture doit être au plus tard le 31 décembre de l’année précédant directement l’année d’ouverture proposée ;

- L’autorisation d’ouverture d’une école d’enseignement privé est accordée au plus tard le 30 avril mais dans un délai de 4 mois ;

- L’autorisation d’ouverture n’implique pas agrément, l’agrément est accordé suite à une réussite de l’action de formation entreprise ; il se fait par ordonnance du Ministre ayant l’enseignement primaire et secondaire dans ses attributions.

  1. Universités

- Toute personne physique ou morale désireuse d’ouvrir un établissement d’enseignement supérieur privé doit en faire une demande par la voie officielle

- L’autorisation d’ouverture d’un établissement d’enseignement supérieur est accordée par ordonnance du Ministre ayant l’enseignement Supérieur dans ses attributions.

- L’autorisation d’ouvrir une institution d’enseignement supérieur privé est subordonnée aux conditions suivantes :

  • Répondre aux critères d’honorabilité et autres valeurs humaines nécessaires pour l’éducation et la formation ;
  • Présenter l’ordonnance d’octroi de personnalité civile et d’agrément des représentants légaux de l’association ou de la fondation ;
  • Justifier des moyens humains, matériels et financiers à même d’assurer l’enseignement que l’on veut mettre en place ;
  • Disposer des infrastructures salubres et décentes, ainsi que des équipements nécessaires à cette formation ;
  • Justifier d’un matériel didactique adéquat ;
  • Présenter clairement les objectifs et les programmes de formation ;
  • Présenter des statuts conformes aux objectifs d’enseignement et d’éducation contenus dans le projet en précisant notamment les organes administratifs de l’institution ;
  • Fournir la preuve qu’il existe des moyens suffisants pour un bon démarrage de l’institution.

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